Urząd Stanu Cywilnego w Krakowie prowadzi rejestry urodzeń, małżeństw i zgonów oraz wydaje odpisy i zaświadczenia na potrzeby spraw cywilnych i konsularnych. Z usług korzystają osoby przygotowujące ślub cywilny lub wyznaniowy, osoby potrzebujące dokumentów do spraw urzędowych oraz osoby zainteresowane dostępem do akt historycznych. W urzędzie funkcjonuje stanowisko obsługujące zmiany imion i nazwisk oraz komórki zajmujące się migracją akt sporządzonych za granicą. Kierownik USC przyjmuje oświadczenia ostatniej woli w formie testamentu alograficznego.
Co tu załatwisz?
W USC rejestruje się narodziny, zawierane małżeństwa oraz zgony i pobiera się odpisy aktów stanu cywilnego i zaświadczenia wymagane przy zawieraniu związków małżeńskich. Urząd wydaje zaświadczenia dla potrzeb ślubów wyznaniowych oraz przyjmuje pisemne zapewnienia o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa. Istnieje możliwość rezerwacji terminu ślubu i złożenia wniosku o udzielenie ślubu poza urzędem za opłatą; opłata skarbowa za sporządzenie aktu małżeństwa wynosi 84 zł, a dodatkowa opłata za przeprowadzenie ślubu poza USC została określona jako 1 000 zł.
Urząd udostępnia również archiwalne księgi stanu cywilnego oraz wydaje nieuwierzytelnione reprodukcje dokumentów. Wydanie reprodukcji następuje zwykle w ciągu 7 dni, a w przypadku kwerendy lub konieczności wyjaśnień termin może wydłużyć się do 14 dni. Dostęp do materiałów archiwalnych wymaga uprzedniego umówienia wizyty.
Jakie dokumenty i opłaty trzeba przygotować?
Do większości spraw należy okazać dokument tożsamości: ważny dowód osobisty, mDowód w aplikacji mObywatel lub paszport. Przy usługach wymagających uiszczenia opłaty trzeba przedstawić dowód wpłaty opłaty skarbowej, gdy jest ona wymagana. Dokumenty sporządzone za granicą zwykle wymagają urzędowego tłumaczenia na język polski, chyba że są to odpisy wielojęzyczne zgodne z odpowiednimi konwencjami.
Przy składaniu wniosków elektronicznych należy dołączyć podpis: profil zaufany, e‑dowód lub podpis kwalifikowany. Formy przyjmowane przy uiszczeniu opłat obejmują przelew, kartę płatniczą oraz inne kanały obsługiwane przez urząd i urząd miasta. Opłata skarbowa za wydanie zaświadczenia o stanie cywilnym wynosi 38 zł.
W sprawach wymagających dokumentów dodatkowych, na przykład orzeczeń sądowych albo tłumaczeń przysięgłych, urząd przyjmuje komplet dokumentów i informuje o brakach w toku procedury. W przypadku wniosków o zmianę imienia lub nazwiska obsługiwane są formalne postępowania prowadzone przez wyznaczone stanowisko w USC.
Czy można umówić wizytę i jak działa system kolejkowy?
USC umożliwia wcześniejsze umawianie wizyt przez internetową rejestrację. Rezerwacja terminu ślubu jest możliwa elektronicznie; wstępna rezerwacja terminu ślubu jest ważna przez 7 dni, ostateczne potwierdzenie następuje po osobistym złożeniu wymaganych dokumentów w urzędzie.
Osoby, które nie umówiły wizyty, są obsługiwane w elektronicznym systemie kolejkowym. Wydawanie biletów z systemu może być wstrzymane, gdy przewidywany czas obsługi osób już w kolejce uniemożliwi przyjęcie kolejnych klientów w danym dniu. Rejestracja zgonów nie podlega rezerwacji online i odbywa się w odpowiednim punkcie rejestracji.
Do składania części wniosków drogą elektroniczną konieczne jest korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub e‑dowodu. Wnioski archiwalne i załączniki elektroniczne mogą wymagać podpisu pod każdym załącznikiem, zgodnie z procedurą.
Osoby niemówiące po polsku powinny zapewnić tłumacza lub biegłego przy składaniu oświadczeń wymagających stawiennictwa przed kierownikiem USC. W sprawach skomplikowanych urząd może wymagać dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów przed wydaniem decyzji.
